1. Frist
Ein Zeitraum oder letzter Termin, bis zu dem eine Handlung erwartet wird. Notieren Sie nicht nur das Datum, sondern auch, was bis dahin erledigt werden soll.
2. Bescheid
Eine behördliche Entscheidung zu einem bestimmten Vorgang. Prüfen Sie Ergebnis, Zeitraum, Beträge, Begründung und Hinweise zu möglichen Rechtsbehelfen.
3. Nachweis
Ein Dokument oder eine Information, die eine Angabe belegt, zum Beispiel eine Bescheinigung oder ein Kontoauszug. Prüfen Sie genau, welcher Nachweis und welcher Zeitraum verlangt werden.
4. Aktenzeichen
Die Kennzeichnung einer Akte oder eines Verfahrens. Übernehmen Sie das Aktenzeichen möglichst unverändert in Ihre Antwort, damit diese schneller zugeordnet werden kann.
5. Kundennummer
Eine Nummer, mit der eine Stelle Sie einem Kunden- oder Verwaltungsvorgang zuordnet. Sie kann sich von Aktenzeichen, BG-Nummer oder Vorgangsnummer unterscheiden.
6. Vorgangsnummer
Eine Kennzeichnung für eine einzelne Anfrage oder Bearbeitung. Wenn sie im Schreiben genannt wird, ist sie bei einer Rückfrage meist eine hilfreiche Referenz.
7. Anhörung
Die Gelegenheit, sich vor einer möglichen Entscheidung zu einem Sachverhalt zu äußern. Prüfen Sie genau, zu welchem Punkt eine Erklärung erwartet wird und welche Frist genannt ist.
8. Mitwirkung
Das Mithelfen bei der Klärung eines Vorgangs, beispielsweise durch Angaben oder Unterlagen. Entscheidend ist die konkrete Aufforderung im Schreiben.
9. Widerspruch
Ein förmlicher Rechtsbehelf gegen bestimmte Entscheidungen. Ob und wie ein Widerspruch möglich ist, ergibt sich aus dem konkreten Bescheid und den dort genannten Hinweisen.
10. Anlage
Ein Dokument, das einem Schreiben beigefügt ist. Kontrollieren Sie beim Empfang und Versand, ob angekündigte Anlagen tatsächlich vorhanden sind.
11. Rückmeldung
Eine Antwort oder Nachricht zu einer Anfrage. Prüfen Sie, welcher konkrete Punkt beantwortet werden soll und ob dafür ein Termin genannt wurde.
12. Bestätigung
Eine Mitteilung, die einen Vorgang oder Sachverhalt bestätigt. Eine Eingangsbestätigung bedeutet beispielsweise nur, dass etwas eingegangen ist – nicht automatisch, dass einem Antrag zugestimmt wurde.
13. Erstattung
Die Rückzahlung eines Betrags. Prüfen Sie, wer wem welchen Betrag für welchen Zeitraum erstatten soll.
14. Fälligkeit
Der Zeitpunkt, zu dem eine Zahlung zu leisten ist. Die Fälligkeit ist nicht zwangsläufig identisch mit Rechnungs- oder Briefdatum.
15. Mahnung
Eine Aufforderung, eine aus Sicht des Absenders ausstehende Zahlung zu leisten. Vergleichen Sie Betrag, ursprüngliche Forderung, Zeitraum und bereits erfolgte Zahlungen.
16. Antrag
Eine Bitte an eine zuständige Stelle, über ein Anliegen oder eine Leistung zu entscheiden. Prüfen Sie, ob dafür ein bestimmtes Formular und bestimmte Nachweise vorgesehen sind.
17. Bewilligung
Die Zustimmung zu einem Antrag oder einer beantragten Leistung. Achten Sie darauf, was genau bewilligt wurde und für welchen Zeitraum.
18. Ablehnung
Die Entscheidung, einem Antrag nicht oder nicht vollständig zu entsprechen. Lesen Sie die Begründung und Hinweise zum weiteren Vorgehen sorgfältig.
19. Vollmacht
Eine Ermächtigung, mit der eine andere Person in einem bestimmten Umfang in Ihrem Namen handeln darf. Entscheidend ist, wofür die Vollmacht gilt.
20. Bearbeitungsstand
Der aktuelle Fortschritt bei der Behandlung eines Vorgangs. Bei einer Nachfrage helfen Datum, Aktenzeichen und Referenz der ursprünglichen Anfrage.
21. Rechtsbehelfsbelehrung
Ein Abschnitt in einem Bescheid, der erklärt, welcher Rechtsbehelf grundsätzlich möglich ist und welche Form oder Frist dafür genannt wird. Lesen Sie diesen Teil besonders sorgfältig.
22. Stellungnahme
Eine schriftliche oder mündliche Erklärung zu einem bestimmten Sachverhalt. Antworten Sie möglichst konkret auf die Punkte, zu denen Ihre Stellungnahme verlangt wird.
23. Aufforderung
Die Bitte oder Anweisung, etwas Bestimmtes zu tun, zum Beispiel Unterlagen einzureichen oder eine Frage zu beantworten. Suchen Sie im Brief nach Handlung und Frist.
24. Aufforderung zur Mitwirkung
Ein Schreiben, in dem eine Behörde bestimmte Angaben oder Unterlagen zur weiteren Bearbeitung verlangt. Prüfen Sie die Liste einzeln und markieren Sie, was bereits vorhanden ist.
25. Nachreichung
Das spätere Einreichen eines Dokuments oder einer Information, die beim ersten Versand noch fehlte. Nennen Sie beim Nachreichen den ursprünglichen Vorgang und die beigefügten Dokumente.
26. Eingang
Der Zeitpunkt, zu dem ein Schreiben, Antrag oder Dokument bei einer Stelle angekommen ist. Eine Eingangsbestätigung kann helfen, den Erhalt zu dokumentieren.
27. Zuständige Stelle
Die Behörde, Abteilung oder Person, die für ein bestimmtes Anliegen verantwortlich ist. Wenn Sie unsicher sind, prüfen Sie Briefkopf, Kontaktangaben und Hinweise im Schreiben.
28. Zuständigkeit
Beschreibt, welche Stelle einen bestimmten Vorgang bearbeiten darf oder soll. Ein Hinweis auf fehlende Zuständigkeit kann bedeuten, dass Sie sich an eine andere Stelle wenden müssen.
29. Voraussetzung
Eine Bedingung, die erfüllt sein muss, damit etwas möglich ist oder geprüft werden kann. Lesen Sie, welche Voraussetzungen ausdrücklich genannt werden und welche Nachweise dazu verlangt werden.
30. Anspruch
Ein Begriff für ein mögliches Recht auf eine Leistung oder Handlung. Ob im konkreten Fall tatsächlich ein Anspruch besteht, ist eine rechtliche Frage und lässt sich nicht allein aus dem Wort im Brief ableiten.
31. Leistung
Eine Zahlung, Unterstützung oder andere Hilfe einer Stelle. Prüfen Sie Art, Höhe und Zeitraum der genannten Leistung.
32. Leistungszeitraum
Der Zeitraum, für den eine Leistung bewilligt, berechnet oder geprüft wird. Verwechseln Sie ihn nicht mit dem Datum, an dem der Bescheid erstellt wurde.
33. Änderung mitteilen
Die Aufforderung, relevante Veränderungen zu melden. Welche Änderungen gemeint sind, hängt vom jeweiligen Vorgang ab. Orientieren Sie sich an den konkreten Hinweisen der zuständigen Stelle.
34. Rückforderung
Die Forderung, einen zuvor gezahlten Betrag ganz oder teilweise zurückzuzahlen. Prüfen Sie Betrag, Zeitraum und Begründung sorgfältig und holen Sie bei rechtlichen Unklarheiten fachkundige Beratung ein.
35. Verrechnung
Ein Betrag wird mit einem anderen Betrag oder einer Forderung rechnerisch ausgeglichen. Prüfen Sie, welche Beträge miteinander verrechnet werden und wie sich das Endergebnis zusammensetzt.
36. Nachzahlung
Ein zusätzlicher Betrag, der nach einer Abrechnung oder Neuberechnung noch gezahlt werden soll. Prüfen Sie Zeitraum, Berechnung und Fälligkeit.
37. Auskunft
Eine Information zu einem Vorgang. Eine „Bitte um Auskunft“ bedeutet meist, dass bestimmte Angaben oder eine Erklärung benötigt werden.
38. Schriftlich
Wenn eine Stelle um eine schriftliche Antwort bittet, beachten Sie den im Schreiben genannten Übermittlungsweg. Je nach Vorgang können Brief, Formular, Portal oder andere Wege vorgesehen sein.
39. Unverzüglich
Ein formeller Begriff, der auf eine Reaktion ohne unnötige Verzögerung hinweist. Welche konkrete Bedeutung er im Einzelfall hat, kann vom rechtlichen Zusammenhang abhängen.
40. Erforderlich
Bedeutet in Verwaltungsschreiben meist, dass etwas für die Bearbeitung benötigt oder vorausgesetzt wird. Prüfen Sie im Satz, welches Dokument oder welche Handlung konkret als erforderlich bezeichnet wird.
Typische Formulierungen in Behördenbriefen
„Wir bitten um Übersendung …“
Die Stelle möchte, dass Sie die danach genannten Unterlagen oder Informationen einreichen.
„Bitte nehmen Sie hierzu Stellung …“
Sie sollen den genannten Sachverhalt aus Ihrer Sicht erklären.
„Zur weiteren Bearbeitung benötigen wir …“
Die Bearbeitung soll mit den danach genannten Angaben oder Dokumenten fortgesetzt werden.
„Unter Bezugnahme auf unser Schreiben …“
Der neue Brief bezieht sich auf eine frühere Nachricht. Vergleichen Sie beide Schreiben.
„Bitte beachten Sie die Frist …“
Prüfen Sie sofort, welches Datum genannt wird und welche Handlung bis dahin erwartet wird.
Behördenbrief in 5 Schritten lesen
- Absender erkennen: Welche Behörde oder Stelle schreibt?
- Vorgang zuordnen: Aktenzeichen, Kundennummer und Datum notieren.
- Aufgabe finden: Was sollen Sie konkret tun oder beantworten?
- Frist markieren: Bis wann wird eine Reaktion erwartet?
- Anlagen prüfen: Welche Dokumente liegen bei oder sollen nachgereicht werden?
Wenn ein Schreiben rechtliche, finanzielle oder sozialrechtliche Folgen haben kann und Sie die Bedeutung nicht sicher einschätzen können, holen Sie fachkundige Unterstützung ein.
Mit Briefly weiterarbeiten
Briefly kann einen Behördenbrief in verständlichere Sprache übertragen oder einen Entwurf für eine sachliche Antwort erstellen. Entfernen Sie unnötige sensible Daten und vergleichen Sie das Ergebnis immer mit dem Original.
Stand: 14. September 2026. Redaktioneller Inhalt von Briefly. Die Erklärungen dienen dem allgemeinen Sprachverständnis und sind keine Rechtsberatung.