Die Anrede aus den bekannten Angaben wählen
| Was ist bekannt? | Mögliche Anrede | Darauf achten |
|---|---|---|
| Eine Person und ihre Anrede stehen im Schreiben. | Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname], | Schreibweise und bekannte Titel aus dem Original übernehmen. |
| Nur die Organisation ist bekannt. | Sehr geehrte Damen und Herren, | Keine Kontaktperson oder Anrede erfinden. |
| Der vollständige Name ist bekannt, die Anrede nicht. | Guten Tag [Vorname Nachname], | Keine Anrede aus einem Vornamen ableiten. |
| Eine Organisationseinheit ist bekannt. | Guten Tag an das Personalteam, | Nur das tatsächlich bekannte Team ansprechen. |
Vollständiges Muster mit bekannter Kontaktperson
Betreff: Rückfrage zu Ihrem Schreiben vom [Datum]
Sehr geehrte Frau [Nachname],
vielen Dank für Ihre Nachricht vom [Datum]. Bitte teilen Sie mir mit, welche Unterlagen Sie für [Vorgang] noch benötigen.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Beispiel und Platzhalter an Ihren tatsächlichen Vorgang anpassen. Unpassende Sätze entfernen und vor dem Versand prüfen.
Anrede, Satzanfang und Grußformel am Muster prüfen
Nach „Sehr geehrte Frau [Nachname],“ steht ein Komma. Deshalb beginnt „vielen Dank“ im Muster klein. In „Ihre Nachricht“ wird „Ihre“ als höfliche Anrede großgeschrieben. Beginnt der erste Satz mit „Ihre Unterlagen …“, bleibt der erste Buchstabe aus diesem Grund ebenfalls groß.
Nach „Mit freundlichen Grüßen“ steht im Muster kein Komma. „Freundliche Grüße“ kann je nach Kommunikationssituation etwas weniger förmlich wirken. Die Schlussformel soll zum Ton der gesamten Nachricht passen.
Welche Schlussformel passt zum Anliegen?
| Anliegen | Satz vor der Grußformel |
|---|---|
| Eine Antwort erbitten | „Ich freue mich über eine kurze Rückmeldung.“ |
| Unterlagen einreichen | „Bitte bestätigen Sie mir den Eingang der genannten Unterlagen.“ |
| Für eine Hilfe danken | „Vielen Dank für Ihre Unterstützung.“ |
Wählen Sie eine Schlussbitte, die zur Nachricht passt. „Vielen Dank für die Genehmigung“ wäre unzutreffend, wenn Sie eine Genehmigung erst beantragen. „Mit freundlichen Grüßen“ kann danach als neutrale Grußformel stehen.
Den vollständigen Namen verwenden
In formeller Korrespondenz erleichtern Vor- und Nachname die Zuordnung. Verwenden Sie den Namen, unter dem Ihr Vorgang geführt wird, und klären Sie abweichende Angaben ausdrücklich, falls das für die Zuordnung nötig ist. Eine geschriebene Namenszeile erfüllt nicht automatisch besondere Unterschrifts- oder Formanforderungen eines Verfahrens.
Vor dem Versand: Die Zuordnung prüfen
Kontrollieren Sie den Namen im Original, statt nur die Rechtschreibung zu prüfen. Ein anderer Nachname oder ein ergänzter Titel kann die Zuordnung erschweren. Verwenden Sie keine bereits erteilte „Genehmigung“ in einem Dank, wenn Sie diese erst beantragen.
Für den Aufbau einer längeren Antwort hilft Formell auf Deutsch antworten. Für die Kontrolle der gesamten Endfassung nutzen Sie die Versand-Checkliste.
Text überarbeitet: 3. Oktober 2026. Herausgeber: Briefly. Zur Arbeitsweise und zu den Grenzen der Hilfen.